معرفی ۸ نرم افزار کاربردی برای مدیریت پروژه

مدت‌هاست که دورکاری و همکاری پروژه‌ای، جای خود را بین کسب‌وکارهای داخل کشور باز کرده‌اند؛ اما شرایطی که طی یکی دو سال گذشته، مشاغل گوناگون با آن روبرو شدند ارزش و اهمیت دورکاری را بیشتر نشان داده‌است.

هر پروژه‌ای نیاز به افراد متخصص دارد که با یکدیگر در ارتباطی موثر قرار بگیرند و پروژه را به شکلی منظم پیش برده و به سرانجام برسانند. برقراری این نظم و مدیریت زمانی پروژه، وظیفه نسبتا سختی است و نیاز به تجربه، زمان و ابزار دارد.

یکی از ابزارهای برنامه‌ریزی و انجام پروژه‌های گروهی، برنامه یا نرم‌افزار مدیریت پروژه است. در این مقاله قصد داریم بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه را معرفی کنیم و به بررسی مزایا و معایب هر کدام بپردازیم. اما پیش از آن، باید بپرسیم اصلا نرم‌افزار مدیریت پروژه چیست و چه کاربردی دارد؟

نرم‌افزار مدیریت پروژه چیست؟

 نرم افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) وسیله‌ای برای هماهنگی و مدیریت تیم، با هدف پیشبرد یک پروژه، طی مدت زمان معین است. 

نرم افزار مدیریت پروژه تنها برای کارهای پروژه‌ای، دورکاری و فریلنسینگ کاربرد ندارد؛ بلکه در سایر پروژه‌ها و حتی برای مدیریت وظایف درون یک کسب‌وکار – چه بزرگ و چه کوچک – می‌توان از مزایای آن بهره‌مند شد.

تعریف پروژه توسط مدیر پروژه، تقسیم وظایف، زمان‌بندی و تعیین موعد مقرر برای تکمیل آن، همگی از کاربردهای نرم‌افزار مدیریت پروژه هستند. متعهد بودن افراد یک مجموعه در کار برای هر موسسه‌ای مهم و تعیین‌کننده است و این نرم‌افزارها کارمندان را به انجام به موقع وظایف متعهد می‌کنند.

 مراحلی که یک پروژه در برنامه مدیریت پروژه طی می‌کند معمولا شامل شروع پروژه، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت بر اجرا و در نهایت اتمام پروژه است. 

همین ابتدای کار بهتر است بدانید که نسخۀ کامل اغلب نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، خریدنی است؛ ولی قابلیت استفاده کوتاه‌مدت به صورت رایگان از اغلب آن‌ها وجود دارد.

نرم افزار مدیریت پروژه چه فوایدی دارد؟

برنامه‌ریزی و زمان‌بندی دقیق، تخصیص منابع، کنترل بودجه، تسهیل همکاری و امکان پیگیری و رصد کردن پروژه در تمامی این مراحل، از امکاناتی است که یک برنامه مدیریت پروژه مناسب در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

البته کاربرد نرم افزار مدیریت پروژه به این موارد ختم نمی‌شود و برخی از آن‌ها مجهز به جستجوی پیشرفته بین فایل‌ها و اسناد، ادغام با سایر ابزارهای مورد استفاده و امکان ثبت نظر و بازخورد هستند.

به‌طور کلی قابلیت‌ها و مزایای کلیدی نرم‌افزار مدیریت پروژه شامل این موارد است:

1. بهبود ارتباط میان کارمندان و مدیر پروژه
2. شفاف‌سازی و بهبود ارتباط میان شرکت و مشتریان
3. پیشرفت کار تیمی در چارچوب مطلوب
4. جلوگیری از اتلاف زمان و انرژی
5. درک اولویت‌ها توسط اعضا
6. کمک به تخصیص درست منابع
7. آگاهی هر عضو تیم از وظایف خود
8. امکان ثبت بازخورد
9. افزایش کارآمدی تک‌تک اعضای تیم

یک نرم‌افزار مدیریت پروژه خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

مدیر پروژه باید تصویری کلی از پیشرفت و مراحل گوناگون پروژه داشته باشد و یک برنامه مدیریت پروژه حرفه‌ای، این تصویر را در اختیار او قرار خواهد داد. به‌علاوه تمامی افراد تیم باید قابلیت به‌روزرسانی وظایف‌شان را داشته باشند. امکان به اشتراک گذاشتن فایل، سند و تصاویر، امکان سازماندهی پرونده‌ها، اجازه جستجوی یک فایل مشخص و سهولت در برقراری ارتباط همگی از ویژگی‌های یک نرم‌افزار مدیریت پروژه خوب است.

حالا شاید بپرسید که کدام نرم‌افزار چنین امکاناتی را ارائه می‌کند؟

برای پاسخ دادن به این سوال، ۸ مورد از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را به شما معرفی و بررسی می‌کنیم.

معرفی بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه

اگر با هر کدام از این نرم‌افزارها کار کرده‌اید، یا پیشنهاد بهتری دارید، بسیار مشتاقیم که نظرتان به ما و سایر خوانندگان بگویید.

بیس‌کمپ (Basecamp)

نرم‌افزار بیس‌کمپ که حدود سی سال از انتشار اولیه آن می‌گذرد، قابلیت‌های بسیاری دارد و برای کسب و کارهای بزرگ و تیم‌های بازاریابی، انتخابی مناسب است. فهرست کردن وظایف بر حسب اولویت، پیگیری خودکار سیستم، چت گروهی آنلاین، امکان ثبت بازخورد، خلاصه کردن نتایج فعالیت تیم، به‌روزرسانی روزانه و ارسال خودکار پیشرفت پروژه به ایمیل اعضا، همگی از امکانات ویژه این نرم‌افزار هستند.

درباره معایب هم باید گفت که کاربر بیس‌کمپ نمی‌تواند مدت زمان تخمینی برای انجام یک وظیفه خاص را تعیین کند. به علاوه، بیس‌کمپ امکان سفارشی‌سازی نیز ندارد. همچنین نمی‌توان یک تسک مشخص را به‌طور هم‌زمان به چند کاربر سپرد.

? بیس‌کمپ برای استفاده شخصی رایگان است و برای استفاده تجاری، پس از نسخه آزمایشی رایگان سی روزه، با پرداخت ۹۹ دلار، می‌توان نسخه کامل آن را خریداری نمود. به همین دلیل شاید گزینه مناسبی برای کسب‌وکارهای کوچک نباشد.

ترلو (Trello)

یکی دیگر از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه که در ایران هم طرفداران بسیاری دارد، نرم‌افزار و اپلیکیشن ترلو است. ترلو شاید بهترین گزینه برای استفاده شخصی، تیم‌های کوچک و مدیریت پروژه‌های ساده باشد.

در فضای این نرم‌افزار، کارت‌های کوچک مجزا و سازماندهی‌شده قرار گرفته است و امکان رنگی و متمایز کردن قسمت‌های مختلف وجود دارد. شما به عنوان مدیر یک پروژه می‌توانید چند عضو گوناگون را به یک Board دعوت کنید، فایل‌های گوناگونی را به بوردها اضافه کنید و همچنین با کشیدن هر بورد (درگ کردن) آن را جابجا کنید. در ضمن، قابلیت دسترسی هر کاربر به قسمت‌های مختلف و بوردهای گوناگون تحت نظارت و تصمیم‌گیری شماست.

ترلو محیطی کاربرپسند دارد. می‌توان وظایف و خرده‌وظایف را در آن به سادگی تعریف کرد. همچنین فرصت انجام یک تسک را یادآوری می‌کند. اما این نرم‌افزار معایبی نیز دارد.

هر تخته و بورد تنها می‌تواند به یک وظیفه خاص اختصاص پیدا کند و لازم است برای وظایف دیگر بوردهای اختصاصی خودشان را بسازید. این ویژگی، به علت محدودیت تعداد بوردها در نسخه رایگان ترلو، به نقطه ضعف آن تبدیل شده است. همچنین ترلو برای گزارش دقیق روند پروژه، نرم‌افزار کامل و مناسبی نیست. در مجموع این برنامه کنترل و مدیریت پروژه، برای شروع کار و پروژه‌هایی با حجم متعادل پیشنهاد می‌شود.

? هزینه نسخه پریمیوم ترلو ماهانه ۵ تا ۱۸ دلار است.

آسانا (Asana)

آسانا، یکی دیگر از برنامه‌های خوب برای مدیریت کسب‌وکار است. دسترسی آسان، امکان تقسیم‌بندی تسک‌ها و وظایف اصلی به وظایف فرعی و خرده‌وظایف‌ها و امکان افزودن مشتری به اعضا برای نظارت بر پیشرفت پروژه، همگی از امکاناتی هستند که آسانا در اختیار مخاطبانش قرار می‌دهد. یکی دیگر از ویژگی‌های منحصر به فرد این نرم‌افزار این است که شما می‌توانید به طور خاص تنها پیشرفت قسمتی از پروژه که برایتان اهمیت دارد را دنبال کنید.

امکان ادغام کردن آسانا با GitHub، Dropbox و Google Drive وجود دارد. با این حال این نرم‌افزار کم و کاستی‌هایی دارد؛ از جمله اینکه نمی‌توان با آن زمان محلی را ردیابی کرد. از سوی دیگر امکان سپردن یک وظیفه به چند نفر در این نرم‌افزار وجود ندارد و همچنین امکانات و قابلیت‌های زیاد آسانا می‌تواند کار با آن را سخت و پیچیده کند.

? نسخه ابتدایی این برنامه رایگان است اما برای برخورداری از امکانات نسخه کامل باید بین ۱۰ تا ۴۰ دلار به تناسب قابلیت‌های مورد نظرتان بپردازید.

نیفتی (Nifty)

اگر بهره‌وری بالای تیم، کاربری آسان و دسترسی ساده و سازماندهی وظایف اولویت‌های شماست، نیفتی انتخابی مناسب است. با این نرم‌افزار می‌توانید فایل‌های مورد نیاز را به اشتراک بگذارید و پروژه‌ها، کمپین‌ها و وظایف فردی و گروهی را به آسانی مدیریت کنید و پیش ببرید. این نرم‌افزار به امکان گفتگوی داخلی به صورت عمومی یا خصوصی مجهز است، امکان ردیابی و بررسی هزینه‌ها را دارد و همچنین ادغام با GitHub نیز ممکن است.

با تمام این‌ها، نیفتی معایبی دارد. به‌عنوان نمونه امکان ویرایش گزارش‌های زمانی در این نرم‌افزار وجود ندارد. همچنین نیفتی از نرم‌افزارهای میان‌قیمت در زمینه مدیریت پروژه به‌شمار می‌رود.

? برای یک تیم ده نفره، بیست نفره و پنجاه نفره به ترتیب ماهانه ۳۹ دلار، ۷۰ دلار و ۱۲۴ دلار لازم است بپردازید. البته امکان افزودن مهمان و دعوت نمودن از مشتری برای هر پروژه بدون پرداخت هزینه اضافی در این نرم‌افزار وجود دارد.

رایک (Wrike)

نیاز به زمان زیادی برای آموزش ندارد، بسیار سریع است و محدودیت‌هایی کمتر از ترلو در آن وجود دارد. این سه مورد، رایک را به انتخابی مناسب برای مدیریت پروژه نموده است. رایک برای پروژه‌های کوچک و متوسط مناسب است و سیستم گزارش‌دهی کاربرپسندی دارد. به عنوان مدیر پروژه با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه رایک می‌توانید زمان‌بندی وظایف گوناگون را مشخص کنید، اولویت‌بندی مناسبی برای تسک‌ها در نظر بگیرید، تعاملی سازنده با اعضا داشته باشید و گزارش پیشرفت کار را برای مشتری ارسال کنید.

رایک امکان ادغام با Google Drive، Dropbox، OneDrive و Outlook را دارد. همچنین به نمودارهای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی دسترسی دارید. با تمام این‌ها، فیلترهایی که برای مرتب کردن داده‌ها در این نرم‌افزار در نظر گرفته شده است، متناسب با نیاز تمام مشتریان نیست. رایک در مجموع یک نرم‌افزار پیچیده محسوب می‌شود و یکی از دلایل این پیچیدگی، امکانات زیاد آن است.

? نسخه رایگان رایک بسیار محدود است و هزینه این نرم‌افزار ماهانه ۹.۸ دلار برای هر کاربر در نظر گرفته شده‌است.

کلیک آپ (Click Up)

نرم افزار مدیریت پروژه کلیک‌آپ بسیاری از ویژگی‌های مورد نظر مدیران پروژه را در خود جای داده است. فضای این نرم‌افزار زیبا و کاربرپسند است. سطح دسترسی اعضای یک پروژه توسط مدیر پروژه قابل تنظیم است. بسیاری از شرکت‌های معروف در سرتاسر جهان از کلیک‌آپ استفاده می‌کنند. همچنین امکان یادآوری و زمان‌بندی اختصاصی برای هر پروژه در این نرم‌افزار وجود دارد.

از معایب Click Up می‌توان به پیچیدگی بیش از حد و مشکلات متعدد در نسخه اپلیکیشن اندروید آن اشاره کرد.

? این نرم‌افزار محبوب در قبال تمامی امکاناتی که گفته شد، قیمتی منصفانه دارد. کلیک‌آپ را می‌توانید برای ۱۰۰ مگابایت اولیه به‌صورت رایگان استفاده کنید و پس از آن ماهانه ۵ دلار برای هر کاربر بپردازید.

ورک‌فرانت (WorkFront)

با ورک‌فرانت می‌توانید مرزهای شخصی‌سازی را جابجا کنید! این نرم‌افزار بیشترین امکانات شخصی‌سازی را در اختیار شما و تیمتان قرار می‌دهد. می‌توانید وظایف را تماما اولویت‌بندی کنید؛ یک پروژه را به‌طور کامل پیش ببرید و پیشرفت پروژه را مرحله به مرحله رصد کنید. همچنین می‌توانید بسیاری از مراحل کار را به شکل اتوماتیک و خودکار دربیاورید.

اختیارات مدیر پروژه در ورک‌فرانت به حداکثر خود می‌رسد. نتایج نهایی در این نرم‌افزار شفاف و روشن هستند. با این حال کار با آن نیاز به آموزش و زمان دارد و یادگیری ممکن است کمی طول بکشد. امکاناتی که برنامه در اختیار یک تیم قرار می‌دهد ممکن است بیش از نیاز تیم باشد و باعث سردرگمی اعضا شود.

? قیمت این نرم‌افزار به تناسب انتخاب شما متفاوت است.

زوهو (Zoho)

زوهو از جامع‌ترین و کامل‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است و ظاهری ساده و منظم دارد. تمامی مراحل پیشبرد یک پروژه، از برنامه‌ریزی و تقسیم‌بندی تا تهیه گزارش، مدیریت و ارتباط با مشتری، تماما با نرم‌افزار زوهو قابل دستیابی است. علاوه بر این، Zoho مجهز به مدیریت فرآیند خرید و کنترل خرید است. امکان ادغام با Dropbox نیز وجود دارد. زوهو به صفحۀ گفتمان داخلی تجهیز شده است که می‌توانید در آن با سایر اعضای پروژه گفتگو کنید. این ویژگی شما را از سایر نرم‌افزارها و راه‌های برقراری ارتباط بی‌نیاز می‌کند.

? اولین پروژه و ۱۰۰ مگابایت اولیه در نرم‌افزار زوهو رایگان است؛ اما اگر مایلید از امکانات بیشتر این برنامه بهره ببرید به تناسب نیاز و انتخاب‌تان، بین ۲۵ تا ۸۰ یورو در ماه بابت خرید زوهو می‌پردازید. شاید در نگاه اول این رقم به نظر بالا بیاید ولی به نسبت امکاناتی که نرم‌افزار در اختیار شما قرار می‌دهد و امکان مدیریت پروژه‌های بزرگ، مبلغی بسیار مقرون‌به‌صرفه است.

کدام نرم‌افزار مدیریت پروژه برای کسب و کار من مناسب‌تر است؟

هر یک از نرم‌افزارهایی که پیشتر معرفی کردیم مزایای خودشان را دارند. برای انتخاب بهتر، لازم است اولویت‌های خود را بررسی کنید. در جدول زیر، ویژگی‌های کلی این نرم‌افزارها را مقایسه کرده‌ایم. پس از بررسی این جدول می‌توانید به دانلود نرم‌افزار مدیریت پروژه مورد نظرتان اقدام کنید.

جمع‌بندی و نکات پایانی

در نهایت انتخاب شما باید متناسب با نیازتان باشد. صرف هزینه‌ای بالا برای یک کسب‌وکار کوچک نه تنها منطقی نیست، بلکه آسیب‌زا نیز محسوب می‌شود. برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه به این نکات توجه کنید:

1. پروژه یا کسب و کار شما چه حجمی دارد؟ یک پروژه‌ی بزرگ با تعداد اعضای بالا است یا یک کسب و کار کوچک ۴-۵ نفره؟
2. چه قابلیت‌هایی برای شما اولویت دارد؟ می‌خواهید در تمام ساعات شبانه‌روز به پیشرفت پروژه دسترسی داشته باشید؟ در این صورت بهتر است نرم‌افزار مورد نظر شما اپلیکیشنی برای استفاده بر روی تلفن همراهتان ارائه داده باشد.
3. بودجه شما چقدر است؟ بهتر است انتخاب شما با بودجه‌تان نیز همخوانی داشته باشد.

با تمام مسائلی که گفته شد، داشتن یک نرم‌افزار مدیریت پروژه متناسب با فعالیت و کسب و کار شما می‌تواند تاثیر مثبت قابل توجهی بر روی بازدهی کارتان داشته باشد. آن را دست کم نگیرید.

اگر دوست داشتید، این مقاله را با اعضای تیم‌تان نیز به اشتراک بگذارید و نظرشان را بپرسید.

مثل همیشه، آماده جواب دادن به سوالات شما نیز هستیم.